Le Secrétariat et Administration est un pilier fondamental de la gestion de la copropriété. Nous assurons une gestion administrative rigoureuse et professionnelle, garantissant ainsi une gestion transparente et fluide de la copropriété. Voici les principales missions que nous accomplissons dans ce volet :

Gestion des cotisations et des finances

Nous assurons le suivi et la gestion des cotisations des résidents, essentielles au bon fonctionnement de la copropriété. Cela inclut la vérification régulière des paiements des résidents pour garantir que toutes les cotisations sont à jour, le suivi des finances de la copropriété, la préparation des bilans financiers annuels et le contrôle des dépenses. De plus, nous élaborons et présentons le budget annuel lors de l'assemblée générale des copropriétaires.

Organisation des assemblées générales

Les assemblées générales sont un moment clé de la gestion de la copropriété, où les résidents participent activement aux décisions importantes. Nous gérons toutes les étapes relatives à ces réunions, telles que l’organisation de l’assemblée générale annuelle et la convocation de tous les copropriétaires conformément aux règlements. Nous préparons également l’ordre du jour en collectant les points à discuter auprès des résidents et en rédigeant le document. Enfin, nous enregistrons les décisions prises lors des assemblées générales et assurons leur suivi pour garantir leur mise en œuvre.

Gestion des demandes des résidents

Nous mettons un point d'honneur à répondre rapidement et efficacement aux demandes des résidents. Cela comprend la prise en charge des réclamations formulées par les résidents, qu’elles concernent des problèmes d'entretien, des demandes d'information ou d’autres sujets. Nous répondons aussi aux demandes spécifiques concernant les travaux à réaliser, l'accès à certaines parties communes ou tout autre besoin particulier. Nos équipes restent disponibles par téléphone, email ou en personne pour toute question relative à la gestion de la copropriété.

De plus, nous organisons des réunions internes chaque samedi pour traiter les demandes des résidents et suivre l’évolution des projets en cours. Cela nous permet d’être réactifs et de résoudre les préoccupations de manière continue.

Communication continue et publication de rapports réguliers

Une communication fluide et régulière est essentielle pour une gestion réussie. C’est pourquoi nous mettons en place plusieurs actions pour maintenir cette communication, telles que la publication de bulletins d’information mensuels pour tenir les résidents informés des activités en cours, des projets à venir et des décisions prises. Nous mettons également à disposition des rapports financiers et des bilans d’activités tous les trimestres pour garantir la transparence de la gestion. Enfin, nous utilisons divers canaux de communication, comme WhatsApp, email et le site web, pour assurer une information continue et accessible à tous.

Gestion administrative des documents

Nous assurons l’archivage et la gestion des documents administratifs importants relatifs à la copropriété. Cela inclut la conservation sécurisée des documents relatifs aux décisions prises lors des assemblées, des contrats avec les prestataires, des rapports financiers et autres documents légaux. Nous veillons aussi à la mise à jour des registres officiels, tels que les coordonnées des résidents, les informations fiscales et les contrats de service, afin d’assurer la conformité et l’actualisation des données administratives de la copropriété.

Réunions avec les ouvriers

Pour assurer une organisation optimale des travaux et des projets de la copropriété, nous organisons des réunions avec les ouvriers plusieurs fois par an, en fonction de chaque spécialité. Ces réunions nous permettent de planifier les travaux de manière efficace, d’échanger sur les besoins spécifiques de chaque domaine et de suivre l'avancement des projets.